آموزش نرم افزار متین – ثبت اشخاص
ثبت اشخاص در نرم افزارهای فروشگاهی و حسابداری یکی از اطلاعات پایه می باشد که نیازمند تعریف آن در سیستم فروشگاهی و حسابداری است. ما در اینجا آموزش کامل این بخش را در نرم افزار متین قرار دادیم. برای مشاوره، خرید و اطلاعات بیشتر با کارشناسان ما در دیان الکترونیک در ارتباط باشید. 02191010044
تعریف اشخاص در نرم‌افزار حسابداری؛ رکن اساسی مدیریت مالی دقیق
در هر نرم‌افزار حسابداری حرفه‌ای، یکی از بخش‌های بسیار مهم و پایه‌ای، بخش تعریف اشخاص است. منظور از “اشخاص” در اینجا، کلیه افراد حقیقی و حقوقی‌ای هستند که به نوعی با شرکت یا کسب‌وکار شما در ارتباط مالی هستند. این افراد می‌توانند مشتری، تأمین‌کننده، پرسنل، کارمند، شریک تجاری، صندوق، بانک، یا حتی دریافت‌کننده و پرداخت‌کننده چک باشند.
اشخاص، طرف‌های حساب و ذی‌نفعان رویدادهای مالی
وقتی صحبت از رویدادهای مالی در نرم‌افزار حسابداری می‌شود، اشخاص به‌عنوان ذی‌نفع اصلی این رویدادها شناخته می‌شوند. برای مثال، هنگام صدور فاکتور فروش، ثبت دریافتی، صدور چک، یا هر نوع تراکنش مالی، یک طرف حساب باید مشخص باشد. این طرف حساب همان شخص تعریف‌شده در نرم‌افزار است.
تعریف صحیح و دقیق اشخاص از این جهت اهمیت دارد که در تمام ماژول‌های نرم‌افزار مانند فروش، خرید، خزانه‌داری، دریافت و پرداخت، مدیریت کاربران، و گزارش‌گیری مالی از همین اطلاعات استفاده می‌شود. بنابراین اگر اطلاعات ناقص یا اشتباه باشد، در کلیه گزارش‌ها و اسناد بعدی نیز خطاهای جدی به‌وجود خواهد آمد.
چرا تعریف اشخاص مهم است؟
- دقت در ثبت تراکنش‌ها: با تعریف دقیق اشخاص، هنگام ثبت رویداد مالی به‌راحتی می‌توان طرف حساب مربوطه را انتخاب کرد.
- گزارش‌گیری دقیق: امکان دریافت گزارش‌های تفصیلی از تراکنش‌های مالی مرتبط با هر شخص وجود دارد.
- پرهیز از تکرار اطلاعات: هر شخص فقط یک‌بار تعریف می‌شود و در تمام قسمت‌های نرم‌افزار از آن استفاده می‌شود.
- ارتباط کامل با فاکتورها و اسناد مالی: اطلاعات اشخاص در تمام اسناد مانند فاکتور فروش، فاکتور خرید، پرداخت، دریافت و… کاربرد دارد.
- مدیریت بهتر روابط تجاری: می‌توان بر اساس نوع اشخاص (مشتری، فروشنده، کارمند و…) تصمیمات دقیق‌تری در سیاست‌های مالی گرفت.
چه اطلاعاتی از اشخاص در نرم‌افزار ثبت می‌شود؟
- نام و نام خانوادگی / عنوان حقوقی
- کد ملی یا شناسه ملی
- شماره تماس
- آدرس
- نوع شخص (مشتری، تأمین‌کننده، کارمند، شریک و…)
- اطلاعات بانکی
- توضیحات اضافه بر حسب نیاز کاربر
نکته مهم
در نرم‌افزارهای پیشرفته حسابداری، امکان افزودن اطلاعات تکمیلی برای اشخاص نیز فراهم است. به عبارتی دیگر، کاربران می‌توانند فیلدهای سفارشی موردنظر خود را برای هر شخص وارد کرده یا از فیلدهای غیرضروری صرف‌نظر کنند.
جمع‌بندی
تعریف اشخاص در نرم‌افزار حسابداری، بنیان اصلی ارتباطات مالی در سیستم است. هر شخص تنها یک‌بار در سیستم وارد می‌شود، اما در تمامی بخش‌ها مانند فروش، خزانه‌داری، مدیریت حقوق و دستمزد، دریافت و پرداخت و… قابل استفاده است. دقت در تعریف اشخاص به شما کمک می‌کند تا تراکنش‌های مالی را بهتر مدیریت کرده و گزارش‌های دقیق‌تری از عملکرد مالی کسب‌وکار خود داشته باشید.